Cuenta del estudiante
Cada estudiante puede tener una cuenta propia sin importar su edad.
Documento público · Versión 1
Reglas de negocio del módulo de pagos
Criterios acordados para administrar inscripciones, mensualidades, descuentos, pagos y la información financiera de estudiantes y representantes.
01
Actores y acceso
Representantes
Un estudiante puede tener varios representantes y un representante puede estar asociado con varios estudiantes.
Visibilidad financiera
El estudiante y sus representantes consultan la misma información financiera.
Acciones del representante
El representante puede consultar, reportar pagos, cargar comprobantes y descargar recibos.
Administración de relaciones
Solamente administración puede vincular o desvincular estudiantes y representantes.
Historial de relaciones
No se conservará para consulta operativa el historial de representantes desvinculados.
Pagadores externos
Todo pago debe asociarse con al menos un estudiante. Un pagador externo no adquiere acceso ni se convierte en representante.
02
Inscripciones y formación
Inscripciones simultáneas
Un estudiante puede cursar varios programas y estudiar en varias sedes o modalidades al mismo tiempo.
Datos de inscripción
Cada inscripción registra estudiante, programa, sede, modalidad, nivel, período y tarifa.
Período académico
Cada período dura cuatro meses y genera cuatro mensualidades.
Inscripción inicial
No existe un cargo de inscripción separado; el importe inicial corresponde a una mensualidad.
Inicio tardío
Quien comienza tarde paga la mensualidad completa; no existe prorrateo.
Retiro
El retiro detiene mensualidades futuras, conserva las deudas existentes y no devuelve el dinero pagado.
Congelamiento
El congelamiento detiene mensualidades futuras hasta la reincorporación. Los cargos ya generados se mantienen completos.
Cursos múltiples
Administración puede asignar durante la inscripción una tarifa reducida a quien cursa varios programas; no se aplica automáticamente.
03
Conceptos cobrables
Conceptos académicos
El módulo financiero administra mensualidades y cargos asociados con eventos o galas.
Eventos
En el MVP se registra únicamente la cantidad agregada de entradas vendidas por evento, sin datos personales de invitados.
Ventas excluidas
Materiales, camisas y otros productos pertenecen al módulo de ventas.
Becas
Se permiten becas del 50 % y 100 % para un solo curso. Solamente administración puede otorgarlas, modificarlas o retirarlas.
04
Vencimientos y morosidad
Vencimiento mensual
La mensualidad vence al comenzar el mes. Existe un período de gracia hasta el día 5 inclusive.
Recargos
No existen recargos por mora.
Excepciones
Administración puede extender individualmente una fecha de vencimiento.
Consecuencia de deuda
Una deuda vencida genera una advertencia, pero no bloquea automáticamente la asistencia.
05
Tarifas, monedas y descuentos
Moneda base
Las tarifas y el saldo académico se expresan en USD.
Pago en bolívares
Se aceptan bolívares, pero el cargo se liquida y se refleja en USD.
Tarifas configurables
Administración configura las tarifas por bolívares, pago completo en divisas y múltiples cursos, con fecha de vigencia.
Vigencia tarifaria
Una tarifa nueva afecta solamente los cargos creados desde su entrada en vigencia y no modifica cargos existentes.
Exclusión de descuentos
Becas, múltiples cursos y pago completo en divisas son beneficios mutuamente excluyentes; nunca se acumulan.
Asignación anticipada
Administración asigna la tarifa o descuento al cargo antes del pago. Puede cambiarlo al confirmar el pago, dejando usuario, fecha, valor anterior y motivo en la auditoría.
Tasa de referencia
Administración verifica pagos en bolívares con la tasa oficial del BCV del día del pago.
Conversión
El sistema no realiza automáticamente la conversión ni muestra la tasa en el recibo.
Registro monetario
Cada pago conserva el importe entregado, su moneda y el importe acreditado en USD. La tasa no se almacena.
Pago combinado
Se permiten pagos combinados. Si no se paga completamente en divisas, se aplica la tarifa completa.
06
Registro y evidencia del pago
Origen del registro
Administración registra pagos; estudiantes y representantes pueden reportarlos desde el portal.
Registro administrativo
Un pago cargado por administración se confirma de inmediato. El cargado por un cobrador espera confirmación administrativa.
Reporte desde el portal
El portal admite reportes de pago móvil. El efectivo siempre lo registra un cobrador o administrador.
Datos de pago móvil
El reporte incluye banco, referencia, teléfono, titular, fecha, importe y comprobante.
Comprobante obligatorio
El comprobante es obligatorio y debe optimizarse a WebP u otro formato ligero.
Datos de efectivo
Se registra quién recibió, sede, moneda, importe y caja o punto de recepción.
Referencias repetidas
Las referencias no son únicas. El sistema advierte coincidencias y permite continuar.
Asociación obligatoria
No se registra un pago sin asociarlo con un estudiante, cargo o transacción válida.
07
Aplicación y saldo
Fórmula
El saldo se calcula como cargos menos pagos aplicados; no es una deuda editable.
Prioridad
Los pagos se aplican primero a la deuda más antigua.
Pagos parciales
Se aceptan pagos parciales.
Pagos anticipados
Se aceptan pagos adelantados de varias mensualidades.
Varios estudiantes
Un pago puede distribuirse entre varios estudiantes mediante aplicaciones internas, sin duplicar el comprobante.
Varios conceptos
Un pago puede cubrir mensualidades y otros cargos simultáneamente.
Excedentes
El excedente queda como saldo a favor.
08
Estados, verificación y correcciones
Estados
Los pagos utilizan los estados Por verificar, Confirmado, Rechazado y Anulado.
Verificación
Solamente administración confirma pagos.
Permanencia pendiente
Un reporte puede esperar confirmación indefinidamente; no expira automáticamente.
Corrección
Un pago confirmado no se edita: debe anularse y registrarse nuevamente.
Reasignación
Administración puede mover la aplicación entre cargos conservando una auditoría completa del cambio.
Motivo obligatorio
Rechazar o anular un pago exige registrar un motivo.
Reembolsos
El sistema no gestiona reembolsos.
09
Recibos y caja
Emisión
El recibo se genera solamente después de confirmar el pago.
Numeración
La numeración de recibos es global.
Generación bajo demanda
El recibo se descarga como PDF al solicitarlo y no se almacena como archivo.
Contenido
El recibo no muestra tasa de cambio.
Cierre de caja
El MVP no incluye cierre diario, conciliación de efectivo ni diferencias de caja.
10
Portal y notificaciones
Carga desde el portal
Estudiantes y representantes pueden reportar pagos y cargar comprobantes.
Incidencias
El portal permite informar pagos faltantes o mal aplicados mediante incidencias abiertas o resueltas.
Notificaciones
Las notificaciones son internas dentro del portal.
Eventos notificables
Se notifica confirmación, rechazo, anulación y los principales momentos del vencimiento mensual.
Cambio de estudiante
Un representante puede cambiar entre sus estudiantes vinculados.
Historial
El historial financiero continúa disponible después del retiro.
11
Roles y visibilidad
Roles
El sistema contempla administrador, cobrador, profesor, estudiante y representante.
Cobradores
El cobrador consulta el historial completo y registra pagos de su sede, sin acceso a otras sedes.
Profesores
El profesor solamente ve si los estudiantes de sus clases están solventes o pendientes, sin detalles financieros.
12
Reportes, migración y conservación
Reportes iniciales
Los reportes se enfocan en el mes y el período académico.
Exportación
La exportación a Excel o CSV queda fuera de la decisión actual.
Migración
No se importarán estudiantes, deudas ni pagos históricos desde fuentes externas.
Comprobantes
Los archivos de comprobantes se conservan durante un año.
Contabilidad del estudiante
El historial contable se conserva indefinidamente. Los estudiantes retirados se archivan, no se eliminan.